- Bạn cảm thấy kỹ thuật và công cụ quản lý tài chính xây dựng của mình chưa đủ?
- Đôi khi vượt quá ngân sách do chi phí dự án ước tính kém không?
- Bạn có gặp phải vấn đề với việc quản lý dòng tiền của công ty bạn không?
Bạn không đơn độc trong những thử thách đó.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến nhất cùng với các mẹo và phương pháp hay nhất sẽ giúp bạn đảm bảo an toàn tài chính cho công ty mình.
Quản lý tài chính xây dựng là gì?
Đây là cách quản lý tài chính xây dựng của bạn trong Archdesk
Quản lý tài chính xây dựng là phân bổ và hạch toán các nguồn tài chính để cắt giảm chi phí dự án, tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo sức khỏe tài chính lâu dài của công ty.
Mọi quyết định đều tác động đến tình hình tài chính của bạn. Đó là lý do tại sao trong quản lý tài chính phù hợp, mọi quy trình đều quan trọng, từ mua sắm nhỏ đến thay đổi cơ cấu ở cấp độ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để có thể phân tích tình huống của mình, bạn cần thu thập, sắp xếp và học cách quản lý dữ liệu tài chính.
Tầm quan trọng của việc quản lý tài chính xây dựng đúng cách, không có cách giải quyết
Giải pháp thay thế có thể là giải pháp tốt để quản lý rủi ro hoặc những thay đổi không thể đoán trước. Tuy nhiên, việc quản lý tài chính toàn bộ dự án xây dựng của bạn dựa trên chúng không phải là một chiến lược tốt:
Lãng phí thời gian và năng lượng của bạn
Việc xây dựng bảng tính giải pháp mỗi lần làm bạn tốn thời gian và sức lực. Cuối cùng, bạn phải lấy dữ liệu tài chính từ nguồn chính, tạo giải pháp giải quyết và quản lý thông tin.
Trong thế kỷ 21, các công ty xây dựng phải nhanh chóng và hiệu quả để trụ vững trên thị trường.
Nếu bạn dành thời gian để tạo các bảng tính hiện đại, bạn sẽ không còn thời gian cho những hành động quan trọng – như giành được nhiều công việc kinh doanh hơn.
Thiếu cái nhìn tổng quan về tài chính đầy đủ
Cách giải quyết của nhiều nhà quản lý xây dựng dường như là cách quản lý tài chính nhanh hơn và rẻ hơn. Đặc biệt khi giải pháp thay thế là một hệ thống đắt tiền.
Họ không thấy rằng việc chỉ áp dụng các giải pháp thay thế là chiếc đinh đóng vào quan tài chứ không phải là chìa khóa thành công.
Với nhiều bảng tính chi tiết, bạn thiếu đi khía cạnh quan trọng: cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty.
Bạn không thể thấy các quyết định tác động đến công ty của mình như thế nào, điều đó có nghĩa là bạn không có quyền kiểm soát những gì đang xảy ra với doanh nghiệp của mình.
Nguy cơ xảy ra lỗi thủ công cao hơn
Bạn có biết có 40% khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu vào bảng tính theo cách thủ công không? Rủi ro lên tới 100% nếu bạn xử lý các tệp phức tạp.
Tuy nhiên, nhiều công ty xây dựng chỉ quản lý tài chính bằng bảng tính.
Mắt người không thể phát hiện ra lỗi trong vô số dữ liệu tài chính. Đó là lý do tại sao việc đặt mọi hoạt động quản lý tài chính của bạn vào công việc thủ công chắc chắn sẽ thất bại ngay từ đầu.
“
Biết tiền sẽ đi đâu và cách phân bổ số tiền đó sẽ tạo nên sự khác biệt giữa một người quản lý xây dựng tốt và một người quản lý xây dựng giỏi.
– Kts. Hoàng Minh Thành – Chủ tịch Ngô Hoàng Group“
Điều gì khiến quản lý tài chính xây dựng khác với quản lý tài chính của các công ty ngoài ngành xây dựng?
Hệ thống kế toán chuẩn không thể xử lý các quy trình tài chính xây dựng
Hầu hết các ngành hoạt động dựa trên báo cáo hàng năm. Ngành xây dựng có nhiều khác biệt. Các dự án xây dựng thậm chí có thể kéo dài tới 10 năm (hoặc thậm chí lâu hơn) và chỉ có thể được thanh toán đầy đủ sau khi kết thúc thực hiện.
Do đó, hệ thống kế toán thông thường không phải lúc nào cũng phù hợp với một công ty xây dựng.
Nếu hệ thống kế toán hoạt động dựa trên báo cáo tài chính 365 ngày, bạn có thể tốn quá nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
Mỗi dự án xây dựng cần có dự toán riêng
Không giống như nhiều ngành công nghiệp khác, xây dựng mang tính định hướng dự án. Điều đó có nghĩa là chi phí dự án luôn thay đổi (ngay cả khi đó là phạm vi công việc chính xác). Điều kiện thời tiết, địa phương hóa hoặc các điều khoản của nhà thầu chỉ là một vài biến số ảnh hưởng đến việc quản lý dự án của bạn.
Nếu các nhà thầu chính không muốn đánh giá thấp chi phí và rủi ro bội chi, họ phải xem xét tất cả các khía cạnh tài chính khi lập đề xuất. Điều đó nghĩa là họ phải dành thời gian và công sức trước khi biết rằng họ đã nhận được việc làm.
Việc xây dựng phải trả phức tạp hơn nhiều
Tùy theo ngành xây dựng mà điều kiện thanh toán trong hợp đồng xây dựng rất khác nhau. Cùng với chúng là các loại báo cáo tài chính, kỹ thuật kiểm soát ngân sách hoặc chiến lược khác nhau để đo lường tiến độ tài chính.
Tình huống như vậy là thách thức đối với tất cả những người tham gia hoạt động xây dựng. Từ góc độ của một nhà thầu, anh ta phải thích ứng với nhiều phương thức ký hợp đồng xây dựng, điều này khiến việc quản lý tài chính trở nên khắt khe và phức tạp hơn nhiều.
Top 3 thách thức quản lý tài chính xây dựng
Không có cái nhìn theo thời gian thực về chi phí dự án và tác động của chúng đến tình trạng tài chính của dự án
Nhiều người quản lý dự án không biết liệu dự án của họ có mang lại lợi nhuận hay không cho đến khi kết thúc quá trình thực hiện. Họ không thể biết được họ đang mất tiền ở đâu và tại sao. Đó là một sai lầm phổ biến nhưng nghiêm trọng đối với tình hình tài chính của công ty.
Lý do cho điều đó không phải là thiếu dữ liệu tài chính. Thay vào đó là do thiếu kỹ thuật và công cụ để phân tích chúng. Kết quả là người quản lý xây dựng không có khả năng ứng phó khi rủi ro xảy ra.
Khó quản lý dòng tiền – điều kiện thanh toán trong ngành xây dựng
Quản lý dòng tiền là cơn ác mộng đối với nhiều công ty xây dựng.
Thời gian trung bình để được thanh toán là 60 ngày, trong khi thậm chí 1/5 nhà thầu phụ phải chờ tới 90 ngày. Với những điều kiện như vậy, việc lập kế hoạch đầu tư trong tương lai mà không phải lo lắng về sự ổn định tài chính là vô cùng khó khăn.
Điều khoản thanh toán không phải là khía cạnh thách thức duy nhất của quản lý tài chính. Các công ty cũng phải đối mặt với tỷ suất lợi nhuận thấp và thiếu thu nhập thường xuyên (thường là khi bắt đầu hoặc kết thúc dự án).
Thực tế phức tạp của dữ liệu tài chính
Sự thành công của quản lý dự án trong ngành xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố bên ngoài. Ngay cả khi công ty đầu tư thời gian và công sức để chuẩn bị dự toán chính xác nhất thì tình hình của dự án vẫn có thể thay đổi bất cứ lúc nào.
Những thách thức tài chính bên ngoài hàng đầu đối với hoạt động xây dựng vào năm 2023 là lạm phát và các vấn đề về chuỗi cung ứng nguyên vật liệu. Chúng ảnh hưởng nặng nề đến sự ổn định tài chính của các công ty, lấy đi mức dòng tiền cần thiết để tồn tại trên thị trường.
Ai chịu trách nhiệm quản lý tài chính xây dựng trong công ty xây dựng?
Chủ doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Là người chịu trách nhiệm chính trong việc đưa ra các quyết định tài chính, thực hiện hợp đồng xây dựng và đôi khi là cả quá trình đấu thầu.
Giám đốc tài chính
CFO (Giám đốc tài chính) là một chuyên gia liên quan đến quản lý tài chính chiến lược ở các công ty lớn hơn. Cùng với Giám đốc điều hành, anh ấy đang tập trung vào tầm nhìn rộng lớn và con đường phát triển dài hạn.
Quản lý tài chính
Giám đốc tài chính thường bị nhầm lẫn với vị trí CFO. Mặc dù phạm vi công việc có vẻ tương tự nhau nhưng các nhà quản lý tài chính xây dựng tập trung nhiều hơn vào hoạt động hàng ngày và thực hiện chiến lược tài chính từ hội đồng quản trị.
Quản lý dự án
Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính về quản lý tài chính của dự án. Để thực hiện một dự án xây dựng, anh ta phải làm quen với các kỹ thuật quản lý rủi ro, báo cáo tài chính và theo dõi tiến độ.
Khoản phải trả
Nhân viên tài khoản phải trả cung cấp hỗ trợ tài chính, hành chính và thanh toán cho một công ty xây dựng. Anh ta chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc xác minh hóa đơn, điều hành các tài khoản hợp đồng phụ và thực hiện các khoản thanh toán tạm thời.
Nhân viên quản lý khối lượng
Nhân viên quản lý khối lượng là một chuyên gia xử lý các khía cạnh tài chính và hợp đồng của các dự án xây dựng. Với kiến thức thực tế sâu rộng, anh kiểm soát việc thực hiện dự án và tư vấn về cách phân bổ nguồn tài chính tốt hơn.
Lựa chọn phần mềm quản lý tài chính xây dựng như thế nào?
Phần mềm quản lý xây dựng có thể hỗ trợ đắc lực trong việc đưa ra các quyết định tài chính. Khi xem xét các lựa chọn có sẵn trên thị trường, hãy tập trung vào các tính năng sau.
Lập ngân sách
Ngân sách là cốt lõi của bất kỳ hoạt động quản lý dự án xây dựng nào. Phần mềm quản lý tốt sẽ cung cấp cái nhìn thời gian thực về quá trình thực hiện dự án của bạn. Nó có nghĩa là cho bạn thấy dự án của bạn đang hoạt động như thế nào ở từng giai đoạn thực hiện.
Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ tài chính và đưa ra quyết định bằng cách sử dụng dữ liệu hoàn chỉnh mà bạn có thể tin cậy. Ngoài ra, bạn sẽ có thể phản ứng nhanh hơn trong trường hợp có thay đổi đột ngột và cứu công việc của mình khỏi thất bại tài chính.
Bảng điều khiển tài chính phải là nguồn thông tin chính khi quản lý tình trạng tài chính của dự án.
Mua sắm đấu thầu
Mua sắm có tổ chức là điều bắt buộc đối với tình hình tài chính của công ty xây dựng của bạn. Đặc biệt hiện nay, khi giá nguyên vật liệu không ngừng tăng cao, việc mua sắm ngoài kế hoạch có thể làm suy yếu sự ổn định tài chính của bạn.
Đó là lý do tại sao bạn phải tìm kiếm phần mềm có giải pháp mua sắm mang lại cho bạn khả năng hiển thị đầy đủ các đơn đặt hàng của công ty.
Nhờ đó, bạn sẽ có thể liên lạc với nhà cung cấp nhanh hơn và giảm nguy cơ chậm trễ dự án.
Với tất cả các chi tiết mua hàng được lưu trữ ở một nơi, bạn có thể yên tâm về việc giao hàng kịp thời và không có nguy cơ bội chi.
Dự toán & Báo giá
Đừng để dự án xây dựng của bạn nằm trong số 39% thất bại. Chọn một phần mềm quản lý xây dựng có thể cải thiện và hợp lý hóa quy trình lập dự toán của bạn.
Kiểm tra các tính năng một cách cẩn thận và đầu tư vào một công cụ có thể điều chỉnh cho phù hợp với quy trình tạo tài liệu định giá của bạn.
Với các tùy chọn tùy chỉnh, bạn sẽ có thể tăng tốc quá trình ước tính và báo giá đồng thời thu được lợi nhuận cao nhất có thể từ các dự án trong tương lai của mình.
Một công cụ quản lý có thể phản ánh cấu trúc công ty của bạn và tùy chỉnh nó cho phù hợp với quy trình tài chính của bạn sẽ là sự hỗ trợ thực sự trong việc quản lý dự án.
Công cụ tốt nhất để quản lý tài chính dự án xây dựng
Xero
Xero là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp nhỏ, kế toán viên và nhân viên kế toán. Nó cung cấp các giải pháp theo dõi và thanh toán hóa đơn đúng hạn, báo cáo tài chính và kết nối liền mạch với tài khoản ngân hàng.
Xero là một lựa chọn tốt chủ yếu dành cho bộ phận kế toán và nhân viên làm việc với hóa đơn, thanh toán hoặc chứng từ tài chính.
Đồng thời, điều quan trọng cần nhớ là Xero hoạt động theo các thông lệ kế toán được chấp nhận. Điều đó có nghĩa là nó không thể giải quyết những thách thức tài chính cụ thể đối với ngành xây dựng.
Vì vậy, trước khi đầu tư, hãy kiểm tra xem hệ thống quản lý xây dựng nào có thể tích hợp với Xero.
Spreadsheets
Bảng tính Excel cũ tốt. Chúng là công cụ phổ biến nhất (và miễn phí) để quản lý dữ liệu tài chính. Tuy nhiên, chúng không phải là một giải pháp hoàn hảo.
Nếu bạn muốn cải thiện khả năng quản lý tài chính của mình và đảm bảo sự ổn định tài chính của công ty, bảng tính excel là không đủ.
Họ thiếu cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty và có nguy cơ cao mắc lỗi thủ công khi nhập dữ liệu.
Tuy nhiên, Excel có thể là sự bổ sung tuyệt vời cho phần mềm xây dựng phù hợp.
Ví dụ: bạn có thể nhập/xuất dữ liệu từ phần mềm sang bảng tính và gửi dữ liệu đó cho khách hàng bên ngoài mà không gặp rủi ro mất dữ liệu.
Archdesk
Archdesk là một nền tảng quản lý kinh doanh giúp giải quyết các thách thức tài chính dành riêng cho ngành xây dựng.
Trong phần mềm, dữ liệu xây dựng của bạn được hiển thị dưới dạng bảng thông tin rõ ràng, dễ đọc, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn việc thực hiện dự án.
Bạn có thể lập kế hoạch, quản lý và theo dõi việc phân bổ tài nguyên của mình khi bảng điều khiển tài chính cập nhật bất cứ khi nào có chi phí mới được thêm vào.
Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp với các hệ thống kế toán phổ biến nhất (như Xero hoặc Sage50). Vì vậy, bạn có thể thực hiện toàn bộ quy trình kế toán mà không sợ mất dữ liệu hay sai sót thủ công.
Nâng cao khả năng quản lý tài chính xây dựng của bạn
Quản lý tài chính trong xây dựng không hề dễ dàng Để đảm bảo sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp của bạn, bạn phải:
- thích ứng với đặc thù của thị trường xây dựng (điều khoản thanh toán, tỷ suất lợi nhuận thấp, thiếu thu nhập thường xuyên)
- nhận thức được những thách thức bên trong và bên ngoài đối với việc quản lý dự án của bạn, như chi phí vật liệu xây dựng ngày càng tăng
- dành nhiều thời gian cho quá trình ước tính đồng thời linh hoạt về những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án
May mắn thay, bạn không đơn độc trong thử thách này. Với các công cụ xây dựng phù hợp, bạn cải thiện tình hình tài chính và đảm bảo sự ổn định tài chính của công ty về lâu dài.
