Khi hàng triệu người tham gia vào một dự án xây dựng, việc tránh những sai lầm gây tốn kém trở thành ưu tiên số một. Bị ràng buộc bởi các giới hạn nghiêm ngặt về thời gian và tài chính, bạn phải tính đến mọi chi tiết và tình huống dự phòng.
Quản lý dự án xây dựng chỉ giúp bạn thực hiện điều này, cho dù bạn đang xây dựng các nhà máy lọc dầu và khí đốt, xây dựng nhà máy điện hay làm việc trên cơ sở hạ tầng hiện đại. Từ lập kế hoạch và thiết kế đến quản lý tài nguyên, phân bổ ngân sách, v.v., quản lý dự án xây dựng giúp bạn duy trì toàn bộ quá trình xây dựng hiệu quả và đúng tiến độ.
Hãy đọc tiếp để khám phá cách bạn có thể bắt đầu quản lý xây dựng ngay hôm nay.
Quản lý dự án xây dựng là gì?
Quản lý dự án xây dựng bao gồm việc chỉ đạo và tổ chức từng phần của vòng đời dự án, từ khi lên ý tưởng đến khi hoàn thành. Đó là một phương pháp thực hành toàn diện với mục tiêu hoàn thành các dự án đúng thời hạn và trong ngân sách. Quản lý dự án xây dựng là một chuyên ngành phức tạp đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan tâm quan trọng, bao gồm kiểm soát chi phí, lập tiến độ, mua sắm và đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án tương tác với tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào một dự án xây dựng, từ kiến trúc sư, chủ sở hữu đến nhà thầu.
Ai chịu trách nhiệm quản lý dự án xây dựng?
Quản lý dự án xây dựng bao gồm các thành viên trong nhóm từ các nhà lập kế hoạch tài chính và giám đốc điều hành C-Suite đến các nhà thầu, kỹ sư, thành viên phi hành đoàn trên mặt đất và những người khác. Tuy nhiên, không ai quan trọng bằng người quản lý dự án. Vai trò của người quản lý dự án có thể được thực hiện bởi một nhà thầu, chủ sở hữu xử lý các dự án nội bộ hoặc thậm chí là một người quản lý xây dựng tận tâm.
Mục tiêu của người quản lý dự án là đảm bảo toàn bộ quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch. Họ chịu trách nhiệm duy trì một lịch trình chặt chẽ, phù hợp với ngân sách, phân bổ nguồn lực, tránh leo thang phạm vi và đảm bảo chất lượng. Họ đánh giá rủi ro trong thời gian thực và thông báo cho các bên liên quan. Bằng cách tập trung thông tin và hợp lý hóa việc liên lạc, người quản lý dự án có thể thực hiện được các quy trình hiệu quả mà nếu không thì sẽ không thể thực hiện được.
5 giai đoạn của dự án xây dựng là gì?
Hiểu được năm giai đoạn chính của dự án xây dựng là điều bắt buộc để quản lý chúng thành công.
1. Quy hoạch và phát triển
Xác định xem có nên theo đuổi một dự án hay không là phần đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình xây dựng. Việc dừng các dự án sau khi chúng đã bắt đầu rất tốn kém và càng tiến triển thì tổn thất tiềm ẩn càng lớn. Nghiên cứu khả thi, lập ngân sách vốn , danh sách ủng hộ và ý kiến đóng góp sâu rộng từ các bên liên quan là những yếu tố chính của giai đoạn này. Bạn có thể sử dụng những phương pháp này và những phương pháp khác để trả lời các câu hỏi chính về dự án:
- Liệu nó có mang lại ROI tích cực không?
- Những rủi ro liên quan có thể quản lý được không?
- Nó có phù hợp với danh mục đầu tư của công ty bạn không?
Để trả lời những câu hỏi này và các câu hỏi liên quan khác, hãy sử dụng kết hợp những hiểu biết sâu sắc từ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và phản hồi từ các bên liên quan chính trong nhóm của bạn. Phân tích cung cấp cho người ra quyết định quan điểm khách quan về dự án được đề xuất, trong khi ý kiến đóng góp trên phạm vi rộng từ các thành viên trong nhóm có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể không được chú ý.
2. Thiết kế
Khi bạn đã quyết định chọn một dự án, đã đến lúc nguồn sáng tạo bắt đầu tuôn chảy. Giai đoạn thiết kế bao gồm việc phát triển mọi thứ từ ý tưởng cơ bản của dự án đến các bản thiết kế chi tiết thể hiện thiết kế cuối cùng. Thiết kế của bạn sẽ phát triển từ bản phác thảo ban đầu đến bản vẽ và thông số kỹ thuật hoàn thiện, nhưng mỗi lần lặp lại phải đáp ứng các yêu cầu của dự án trong khi vẫn lưu ý đến tiến độ và chi phí trong tầm kiểm soát.
Sau khi thiết kế được hoàn thiện và phê duyệt, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn tiền xây dựng.
3. Tiền thi công
Quá trình xây dựng trước bao gồm việc tạo một lộ trình hướng dẫn bạn trong suốt quá trình xây dựng. Đó là việc xây dựng một kế hoạch trò chơi cho dự án, trong đó cho mọi người thấy họ cần làm gì, khi nào họ cần làm, họ nên hoàn thành nó như thế nào và chi phí phải trả là bao nhiêu. Nếu tất cả các bên tuân thủ kế hoạch và thực hiện vai trò của mình một cách hoàn hảo, họ sẽ hoàn thành dự án đúng thời hạn, đạt tiêu chuẩn và trong ngân sách.
Quá trình tiền xây dựng bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng khác nhau. Dưới đây là một số điều quan trọng nhất:
- Xác định và phân bổ nguồn lực.
- Thiết lập ngân sách nhỏ.
- Tạo các mốc thời gian và thời hạn.
- Phân phối nhiệm vụ.
- Lập bản đồ công việc và hoạt động thông qua cấu trúc phân chia công việc (WBS), cấu trúc phân chia tổ chức (OBS) và các công cụ khác.
Đánh giá rủi ro và lập kế hoạch dự phòng cũng là một phần quan trọng của giai đoạn tiền xây dựng. Mọi thứ hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch trong một dự án xây dựng – thường là do các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn – vì vậy người quản lý dự án và các bên liên quan phải chuẩn bị cho những điều không như ý muốn. Bạn càng chủ động thì bạn càng mất ít thời gian, tiền bạc và nguồn lực để cố gắng quay trở lại đúng hướng nếu và khi xảy ra trục trặc.
4. Mua sắm
Mua sắm bao gồm tìm nguồn cung ứng, mua và vận chuyển các vật liệu và dịch vụ bạn cần để hoàn thành một dự án. Các nhà quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm nên cung cấp thông tin đầu vào trong các giai đoạn lập kế hoạch để giữ cho chi phí vượt mức ngoài dự kiến ở mức tối thiểu trong giai đoạn này. Mặc dù vậy, một số biến động là không thể tránh khỏi, vì giá cả có thể thay đổi trên thị trường. Bạn nên tính đến rủi ro này trong phạm vi có thể thông qua việc lập kế hoạch tiền xây dựng chặt chẽ.
Có những lợi ích và hạn chế khi tìm nguồn cung ứng nguyên liệu từ thị trường địa phương, khu vực hoặc toàn cầu. Việc thu mua tại địa phương có thể mất ít thời gian hơn nhưng có thể có chi phí cao hơn, trong khi các nguyên liệu rẻ tiền hơn được vận chuyển qua khoảng cách xa có thể dễ bị chậm trễ và gián đoạn chuỗi cung ứng hơn. Tham gia vào nghiên cứu kỹ lưỡng để bạn có thể chọn các phương án phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu về ngân sách và luôn đúng tiến độ.
Lựa chọn thời điểm thực hiện mua sắm là một quyết định quan trọng khác. Thay vì hoàn thành việc mua sắm trước khi dự án xây dựng bắt đầu, bạn có thể có được các nguồn lực cần thiết khi dự án tiến triển để đáp ứng các yêu cầu ngày càng tăng. Mặc dù chiến lược này mang lại sự linh hoạt hơn, giảm chi phí nắm giữ và duy trì tính thanh khoản, nhưng nó có nguy cơ gây chậm trễ giao hàng hoặc thiếu hụt có thể làm chậm toàn bộ dự án. Nó cũng cho bạn thấy khả năng tăng giá. Dù bạn chọn cách tiếp cận nào, hãy cố gắng điều chỉnh các đơn đặt hàng phù hợp với kế hoạch xây dựng của bạn và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để bảo toàn ngân sách và tiến độ khi hoàn cảnh thay đổi.
5. Xây dựng
Bạn đã lập kế hoạch của mình, mọi người đều biết công việc của họ là gì và bạn có đủ nguồn lực cần thiết để bắt đầu. Bây giờ việc xây dựng có thể bắt đầu. Mọi sự chuẩn bị và lập kế hoạch của bạn sẽ được đền đáp trong giai đoạn này, giúp quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và kết thúc thành công. Tất nhiên, ngay cả những kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng không thể lường trước được mọi trục trặc trong quá trình thực hiện, vì vậy việc theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên trong giai đoạn này là rất quan trọng để đi đúng hướng.
Khi bạn phải điều chỉnh do hoàn cảnh hoặc mục tiêu mới, việc quản lý thay đổi sẽ phát huy tác dụng. Người quản lý dự án phải thích ứng khi cần thiết trong khi vẫn duy trì các thông số trong kế hoạch của dự án. Tìm kiếm giải pháp quản lý thay đổi có thể giúp phân tích tác động của những thay đổi và giảm thiểu tác động của chúng đối với dự án.
4 quy trình quản lý dự án xây dựng cốt lõi
Bây giờ bạn đã biết các giai đoạn chính của một dự án xây dựng, hãy xem cách quản lý xây dựng phù hợp như thế nào. Các quy trình quản lý xây dựng này là chìa khóa để giữ cho dự án vận hành suôn sẻ từ đầu đến cuối.
1. Ý tưởng và nghiên cứu
Lên ý tưởng là một phần của quá trình tải giao diện người dùng (FEL), phần lập kế hoạch và thiết kế của vòng đời dự án. Đó là khi mọi chi tiết của dự án được các bên liên quan xem xét kỹ lưỡng để xem liệu nó có phù hợp với danh mục dự án hiện tại và tương lai của công ty bạn hay không. Dự án được đề xuất phải có ý nghĩa về ROI, các quy định hiện hành, sự tích hợp với các dự án hiện có, rủi ro và các yếu tố khác.
Trong quá trình này, các ý tưởng được chắt lọc thành đề xuất dự án thông qua nghiên cứu nghiêm ngặt và phân tích dựa trên dữ liệu. Lập ngân sách vốn, nghiên cứu khả thi, động não và phân tích tài chính chỉ là một số hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này. Trong khi xem xét dự án, hãy tích cực thu hút ý kiến đóng góp từ càng nhiều thành viên trong nhóm càng tốt để đảm bảo rằng nó phù hợp một cách toàn diện với danh mục đầu tư của tổ chức bạn.
Một trong những mục tiêu chính của việc lên ý tưởng là đảm bảo dòng dự án có giá trị cao ổn định trong khi vẫn duy trì rủi ro ở mức có thể quản lý được. Một dự án có tiềm năng thu được ROI đáng kể nhưng đi kèm với rủi ro lớn có thể không phù hợp với danh mục đầu tư an toàn, ổn định. Ngay cả khi có, nó sẽ đòi hỏi sự quan tâm và bảo trì nhiều hơn trong suốt vòng đời dự án.
2. Xác định và lập kế hoạch cho dự án
Sau khi bạn đã quyết định xong một dự án, đã đến lúc bổ sung thêm các chi tiết để ngăn chặn việc leo thang phạm vi và giữ cho nhóm của bạn luôn thống nhất khi dự án bắt đầu. Các chi tiết quan trọng cần được giải quyết ở giai đoạn này bao gồm phạm vi của dự án, tiến độ khả thi, nguồn lực cần thiết, ngân sách hợp lý và chính xác cũng như các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Việc mời càng nhiều thành viên nhóm có liên quan càng tốt trong giai đoạn này một lần nữa phải là ưu tiên hàng đầu, cùng với việc xác định nhân sự mà dự án sẽ yêu cầu.
3. Xác định vai trò
Với việc có nhiều bên tham gia vào bất kỳ dự án xây dựng nào, bạn cần xác định rõ ràng vai trò của từng bên. Điều này làm rõ trách nhiệm của mọi người, cho phép bạn yêu cầu các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm và ngăn chặn sự nhầm lẫn và chậm trễ. Khi tất cả các thành viên trong nhóm biết vai trò của họ trong dự án và cách hoàn thành nhiệm vụ của mình, những dư thừa sẽ biến mất và nhiệm vụ sẽ không bị bỏ qua.
4. Hoàn thiện và thực hiện kế hoạch xây dựng
Trước khi bắt đầu xây dựng thực tế, người quản lý dự án nên gặp gỡ các bên liên quan thích hợp để xem xét kế hoạch và đảm bảo mọi người đều thống nhất. Mặc dù rất có thể bạn sẽ phải đối mặt với những khó khăn và thay đổi bất ngờ khi dự án tiến triển, nhưng việc không đạt được sự đồng ý rõ ràng trước khi bắt đầu xây dựng, tất cả đều đảm bảo rằng bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức bổ sung trong suốt quá trình thực hiện.
Khi việc xây dựng bắt đầu, người quản lý dự án phải làm mọi thứ có thể để giữ cho quá trình được phối hợp và hiệu quả. Điều này có nghĩa là đo lường và theo dõi tiến độ một cách nghiêm ngặt. Các KPI toàn diện và có liên quan được cập nhật theo thời gian thực — điều mà khoảng 56% người quản lý dự án không có — cung cấp cái nhìn sâu sắc vô giá về hiệu suất và trạng thái của dự án. Việc chọn đúng KPI là rất quan trọng vì chúng cung cấp cách thức giám sát dự án một cách hiệu quả trong nháy mắt và xem liệu nó có đi chệch hướng hay không. Với dữ liệu về trạng thái hiện tại của ngân sách, hoạt động mua sắm và các khía cạnh quan trọng khác của dự án, bạn có thể rút ra những hiểu biết cần thiết để kiểm soát chi phí và đáp ứng thời hạn.
Xử lý các thách thức quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng có nhiều thách thức. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến nhất và một số mẹo về cách khắc phục chúng.
Quản lý thông tin và tài liệu
Duy trì đường dây liên lạc giữa mọi người trong một dự án xây dựng không phải là điều dễ dàng. Và việc duy trì một kho lưu trữ chính xác, có thể truy cập được của tất cả các tài liệu dự án có thể còn khó khăn hơn. Nhưng những rủi ro đi kèm với việc quản lý tài liệu và giao tiếp kém là quá lớn để có thể bỏ qua.
Từ thay đổi đơn đặt hàng đến mua sắm đang diễn ra, một thông tin sai lệch chỉ làm trì hoãn một quy trình quan trọng có thể khiến toàn bộ dự án bị đình trệ, dẫn đến chi phí vượt mức hoặc gây ra xung đột giữa các bên. Tránh những thách thức khi cố gắng quản lý liên lạc qua email, trò chuyện, điện thoại và các kênh khác bằng giải pháp phần mềm tập trung thông tin và liên lạc trong một nền tảng duy nhất .
Cùng với việc tạo điều kiện liên lạc thường xuyên, người quản lý dự án còn chịu trách nhiệm quản lý tài liệu. Các nhà thầu, công ty bảo hiểm, chủ sở hữu và các bên khác cần một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất mà họ có thể tin cậy. Bạn có thể bắt đầu tạo quy trình quản lý tài liệu hiệu quả bằng cách kiểm tra hệ thống quản lý tài liệu hiện tại của tổ chức, tập trung các tài liệu hiện có, chuẩn hóa quy trình và tận dụng giải pháp quản lý tài liệu với các tính năng bạn cần .
Ứớc tính
Không thể nào nhấn mạnh đủ mức độ phức tạp và tầm quan trọng của việc ước tính chi phí, nguồn lực cần thiết và tiến độ xây dựng. Ngay cả một sai sót nhỏ trong việc ước tính cũng có thể dẫn đến thua lỗ cho một dự án do lợi nhuận trong ngành xây dựng rất eo hẹp. Một sai sót đáng kể khi ước tính chi phí của một dự án quy mô lớn, chẳng hạn như xây dựng một nhà máy điện, thậm chí có thể dẫn đến việc dự án phải dừng hoạt động giữa chừng với một lượng chi phí chìm rất lớn. Mặc dù biến động về giá, tiền tệ sụt giảm, thiếu nguyên liệu và các yếu tố khác có thể khiến việc ước tính trở thành một khoa học không chính xác nhưng vẫn có sẵn các công cụ dự báo để giúp bạn xem xét tất cả các biến số này và đưa ra ước tính của mình chính xác nhất có thể.
Dữ liệu im lặng
Khi dữ liệu được phân cấp và khó truy cập, thông tin sai lệch sẽ lan tràn và các dự án hiếm khi diễn ra theo đúng kế hoạch. Kho dữ liệu có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí, tiến độ của dự án, đánh giá rủi ro, v.v. Nếu nhà thầu của bạn đang chờ đợi thông tin đã có sẵn hoặc quyết định tiếp tục mà không có thông tin đó, bạn sẽ phải đối mặt với sự chậm trễ hoặc buộc phải cầu nguyện và hy vọng điều tốt nhất.
Để phá vỡ các kho dữ liệu, hãy áp dụng giải pháp quản lý dữ liệu giúp việc tập trung và tích hợp thông tin liên quan trở nên dễ dàng . Các công cụ tốt nhất kết nối tất cả các hệ thống của bạn và cho phép nhóm của bạn truy cập nhanh vào dữ liệu bất kể dữ liệu đó ở đâu.
Thiếu dữ liệu thời gian thực để đánh giá rủi ro và quản lý thay đổi
Chia sẻ dữ liệu trong nhóm của bạn không thành vấn đề nếu thông tin đã lỗi thời. Về bản chất, các dự án xây dựng là những công trình đang trong quá trình hoàn thiện, vì vậy, bạn cần dữ liệu thời gian thực để cập nhật những phát triển mới và giải quyết những thách thức khi chúng phát sinh. Một lần nữa, giải pháp phần mềm phù hợp chính là câu trả lời. Nền tảng bạn chọn phải giúp việc tìm hiểu dữ liệu trở nên dễ dàng với các bảng thông tin và báo cáo cập nhật đồng thời cung cấp các công cụ bạn cần để trực quan hóa quy trình làm việc và xem tác động của các quyết định của bạn.
Giúp việc quản lý dự án xây dựng trở nên dễ dàng
Quản lý dự án xây dựng giúp các nhóm luôn gắn kết và dẫn đến thành công. Nhưng việc cố gắng tự mình áp dụng tất cả các phương pháp quản lý dự án được đề cập ở trên sẽ chỉ dẫn đến sự thất vọng. Bạn cần phần mềm phù hợp để bắt đầu nhận ra lợi ích của việc quản lý dự án hiệu quả càng sớm càng tốt.
Các giải pháp quản lý dự án xây dựng cho phép bạn cải thiện khả năng dự báo, tập trung thông tin, tăng hiệu quả và giữ chi phí ở mức thấp. Weedoo cung cấp giải pháp thực hiện dự án doanh nghiệp hàng đầu giúp bạn thực hiện điều đó và hơn thế nữa. Nó giúp bạn trút bỏ gánh nặng thông qua một nền tảng dễ sử dụng giúp giảm thiểu rủi ro, loại bỏ lỗi và tạo điều kiện giao tiếp. Để tìm hiểu thêm về cách Weedoo có thể giúp dự án xây dựng tiếp theo của bạn thành công, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay .
1 Comment
Cộng nghệ thay đổi chống mặt quá